Web TERMINAL, il software per la gestione dei terminal delle Fiere

Cosa fa Web Terminal

Si possono regolare e risolvere le problematiche di flusso in fase di allestimento e smontaggio stand con otto operazioni, tutte gestite da Web Terminal.

Ecco quali sono:

1. Registrazione/login via web dell’operatore (espositore, allestitore, fornitore…)
2. Deposito di una cauzione e rilascio di un documento di accesso (Pass), sempre via web
3. Verifica del Pass all’arrivo dell’operatore
4. Possibilità di mostrare il Pass anche da smartphone/tablet, rigenerazione o nuova registrazione sul posto, in caso di smarrimento o dimenticanza
5. Rilascio di uno scontrino con l’orario di ingresso e il tempo di permanenza consentito
6. Registrazione dell’orario di uscita, e calcolo automatico del tempo di permanenza effettivo
7. Restituzione della cauzione o trattenuta in caso di mancato rispetto dei tempi previsti
8. Possibilità di gestire eccezioni e di forzare il meccanismo a fronte di situazioni imprevedibili

Da cosa è composto l’applicativo di gestione

Il sistema di gestione Web Terminal ruota su quattro componenti cardine.

Backoffice e procedure automatiche pianificate
- Con il Backoffice è possibile gestire e fare ricerche in tempo reale per tutti i ruoli o utenti deputati a controllare Web Terminal: Ente Fiera/Gestore del Quartiere, Organizzatore della manifestazione, Operatori al desk, Responsabili del servizio, Amministrazione.
- Con le procedure automatiche pianificate si possono gestire varie tipologie di situazioni, ad esempio:

1. reminder per il versamento della cauzione, sia Email che SMS
2. rimozione/disattivazione dei pass inutilizzati
3. incasso cauzioni per pass con entrata certificata ma senza uscita
4. gestione ingressi in prossimità della chiusura del servizio Terminal
5. rilascio dei pass correttamente utilizzati

WebApp per smartphone e stampanti portatili
Gli operatori posti all’ingresso del quartiere fieristico disporranno di:
- smartphone per accedere a una webapp tramite Internet e wifi, in modo da registrare arrivi, accettazione, ingressi, uscite;
- stampante portatile anch’essa con accesso wifi per leggere il codice presente sul Pass ed emettere l’apposito scontrino da consegnare all’autista;
- eventuali batterie di ricambio / caricabatterie.

Sito Terminal con area riservata per Espositori e Allestitori
Gli Espositori e Allestitori avranno a disposizione un sito con le istruzioni sul funzionamento del Terminal e la possibilità di registrarsi, accedere alla prenotazione dei Pass e versare la cauzione tramite carta di credito.
Segnaliamo che è possibile, anche se sconsigliato, il versamento della cauzione in contanti al desk del Terminal presente all’ingresso della Fiera.

Eventuali connessioni con gestionale e sistema di registrazione / accesso esistente
Web Terminal può essere integrato con sistemi esistenti che l’Ente Fiera ha già in uso.
Questo può avvenire mediante single-sign-on ed eventualmente anche attivando uno scambio dei dati inseriti in tempo reale fra i due sistemi informativi. Il gestore del servizio Terminal (Es. Organizzatore della fiera, oppure azienda terza che si occupa dei servizi dell’Ente Fiera, ecc…) normalmente dispone di un gestionale amministrativo. Per gestire al meglio tutte le fatture generate dalle pratiche fatte al desk (ufficio presso il Terminal) e dalle cauzioni incassate, è possibile (e consigliabile) integrare il Terminal con il gestionale stesso.